SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENDIDIKAN

SISTEM INFORMASI SEBAGAI PENDUKUNG PROSES MANAJEMEN

A.    TIGA KATEGORI PERANAN MANAJEMEN

a.      Peran yang Bersifat “Interpersional”

Peranan yang bersifat interpersonal antara lain untuk dimaksud untuk menumbuhsuburkan iklim solidaritas dan kebersamaan dalam organisasi.

b.      Peranan Informasional

Peranan kedua adalah perana informasional, yang dumaksud peranan ini adalah bahwa dalam kedudukannya selaku unsur pimpinan dalam oraganisasi disamping peran selaku penerima dan pembagi informasih

c.       Peranan Selaku Pengambil Keputusan

pada tingkat yang berbeda-beda para manajer dalam suatu organisasi berperan selaku pengambil keputusan, baik yang sifatnya strategis, fungsional, dan teknik oprasional. Peran tersebut timbul karena manajemen memilki wewenang untuk bertindak selaku :

a.       wirausahawan,

b.      peredam ketidak tenangan,

c.       penentu alokasi saran, prasarana, sumber daya manusia dan dana, serta

d.      Selaku perunding

Jika dikatakan bahwa manajemen berperan selaku wirausahawan, yang dimaksud ialah bahwa merekalah yang paling bertanggung jawab untuk mengamati situasi internal dan lingkungan sedemikian rupa sehingga jika peluang baru timbul untuk melakukan kegiatan tertentu dalam rangka penigkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan sasarannya, peluang tersebut dapat dimanfaatkan dengan segera dan dengan ssemaksimal mungkin. Di samping itu, para manajerlah yang diharapkan mengambil prakarsa untuk mewujudkan perubahan yang mungkin dituntut oleh kondisi internal organisasi dan perkembangan yang terjadi pada lingkungan.

B.     PROSES MANAJERIAL

1.      Penentuan Tujuan

Berkaitan dengan tujuan, terdapat paling sedikit tiga hal yang sangat menarik untuk diperhatikan.

a.       Tujuan organisasi biasanya ditentukan oleh para pendiri orgasnisasi tersebut dan seluruh kegiatan organisasi yang diselenggarakan kemudian diarahkan pada tujuan pendirian organ8sasi tersebut.

b.      Semua anggota organisasi diharapkan mau menerima tujuan tersebut sebagai suatu yang layak dan pantas untuk dicapai terlepas dari latar belakang, preferensi pribadi, dan motifasi para anggota organisasi tersebut.

c.       Tujuan dipandang sebagai sesuatu yang sesuatu yang menjadi “bintang penuntung” dan sekaligus sebagai “titik kulminasi” seluruh seluruh kegiatan organisasi yang antara lain berarti bahwa antara lain bererti bahwa apapun yang terjadi kemudian dalam organisasi harus berkaitan langsung dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

2.      Pentahapan Pencapaian Tujuan

Keseluruhan upaya pencapaian tujuan harus dipandang sebagai suatu proses. Oleh karena itu, agar pencapaian tujuan akhir semakin terjamin, diperlukan pentahapan, baik baik dalam arti tahapan pencapaian bagian-bagiannya maupun pentahapan dalam arti periodisasinya.

3.      Perumusan Startegi

Keseluruhan upaya pencapaian tujuan dan sasaran organisasi memerlukan strategi yang mantap dan jelas. Di lingkunngan dunia bisnis, strategi pada umumnnya didefinisikan sebagai “pernyataan sadar oleh manajemen tentang bidang bisnis apa yang ditekuni oleh organisasi sekarang dan dalam kegiatan bisnis apa organisasi akan bergerak dimasa yang akan dating”.

4.      Fungsi Perencanaan

Strategi yang telah dirumuskan dan ditetapkan memerlukan penjabaran melalui penyelenggaraan fungsi perencanaan. Perencanaan dapat didefinisikan sebagai “pengambilan keputusan sekarang tentang hal-hal yang akan dilakukan dalam suatu kurun waktu tertentu dimasa depan”. Dilihat dari sudut jangkauan waktunya, perencanaan dapat bersifat jangka panjang –misalnya sepuluh tahun -, jangka sedang –misalnya lima tahun -, dan jangka pendek misalnya satu tahun atau bahkan umngkin lebih singkat lagi.

5.      Penyusunan Program Kerja

Telah disinggung di muka bahwa penyusunan program kerja merupakan perencanaan jangka pendek.

6.      Fungsi Pengorganisasian

Organisasi dapat didefinisikan sebagai “sekelompok orang yang terikat secara formal dan hierarkis serta bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapak sebelumnya”.

7.      Penggerakan Sumber Daya Mannusia

Sebagai salah satu komponen proses manajerial, pergerakan sumber daya manusia merupakan fungsi yang teramat penting dan sekaligus yang paling sulit. Hal-hal berikut ini termasuk implikasinya terhadap perolehan sebagai jenis informasi yang diperlukan sehingga proses penggerakan tersebut berlangsung dengan ctepat dalam arti “kena pada sasarannya”.

8.      Penyelenggaraan Kegiatan Oprasional

Jika definisi klasik tentang manajemen disimak dengan cermat, akan terlihatpaling sedikit ampat elemenyang sangat penting.

1.      Manajemen mengandung berbagai kiat yang sifatnya situasional. Artinnya, meskipun benar terdapat prinsip-prinsip manajemen yang bersifat universal, penerapanyya harus selalu memperhitungkan factor situasi, kondisi, ruang dan waktu.

2.      Manajemen berorientasi pada hasil optimal unutk tidak mengatakan hasil yang maksimal.

3.      Kelompok orang yang menduduki berbagai jabatan manajerial hanya akan memperoleh hasil kerja dengan dan melalui orang-orang lain yang menjadi bawahan mereka yang tanggung jawab utamanya adalah menyelenggarakan kegiatan oprasional.

4.      Sampai tingkat yang paling bawah sekalipun, seluruh kegiatan oprasional harus secara langsung tertuju pada dan mendukung pencapaian tujuan dan sasaran organisasi berdasarkan strategi yang telah ditetapak sebelumnya.

9.      Pengawasan Sebagai Komponen Proses Manajerial

Pengawasan diperlukan karena dua pertimbangan utama:

a.       Dalam menyelenggarakan seluruh kegiatan oprasional, para anggota organisasi tidak luput dari organisasi berbagai kelemahan dan kekurangan, bahkan juga mungkin kekhilafan dan kesalahan. Berarti berbagai kekurangan seperti itu memang dapat berakibat tidak terwujudnya tingkat efisiensi, efektifitas, dan produtivitas yang diharapkan, akan tetapi bukan karena perilaku disfungsionalkan para anggota organisasi.

b.      Tuntutan efisiensi, efektivitas dan produktivitas tidak terpenuhi karena mengkin ada anggota organisasi yang menampilkan perilaku negtatif dengan berbagai alasan penyebabnya.

10.  Penilaian Sebagai Komponen Proses Manajerial

Definisi penilaian yang sering penulis gunakan menekankan bahwa penilaian merupakan upaya membandingkan antara hasil yang nyata dicapai setelah satu tahap tertentu selesai dikerjakan dengan hasil yang seharusnya dicapai untuk tahap tersebut. Definisi tersebut menunjuk paling sedikit lima hal;

a.       Penilaian berbeda dengan pengawasan yang sorortan perhatiannya ditujukan pada kegiatan oprasional yang sedang diselenggarakan, sedangkan penilaian dilakukan \setelah satu tahap dilalui.

b.      Penilaian menghasilkan informasi tentang tetap tidaknnya semua komponen dalam proses manajerial, mulai dari tepat tidaknya tujuan hingga pelaksanaan kegiatan pengawasan.

c.       Hasil penilaian menggambarkan apakah hasil yang dicapai sama dengan sasaran yang telah ditetukan, melebihi sasaran dan kurang dari sasaran.

d.      Informasih yang diperoleh dari kegiatan peniaian diperlukan untuk mengkaji ulang semua komponen tersebut dapat dilakukan dengan tepat.

e.       Orientsi penilaian adalah masa depan yang pada gilirannya memungkinkan organisasi meningkatkan kinerjanya.

11.  Pentinnya Umpang Balik

Semua informasih yang diperoleh –terutama dari hasil penilaian –umpanbalikkan kepada bebagai pihak dalam organisasi, termasuk kepada pemodal, pemilik saham, manajemen puncak, para pimpinan satuan usaha, para manajer bidang fungsional, tenaga kerja spesialisyang terlibat dalam kegiatan penelitian dan pengembangan, dan bahkan juga kepada para penyelia yang bertanggung jawab untuk menyelenggrakan kegiatan-kegiatan oprasional.